新規開拓アウトソーシング専門の環境ビジネス総合事務所

新規開拓をアウトソーシングすることにより、日々の営業活動が格段にスムーズに!

ビジネス用メール原稿の書き方

2014-12-27

普段、Eメールをビジネスで使う機会が増えてきていると思います。

ですが、Eメールの書き方一つで、 本人にその意思がなくても、
相手の印象を悪くしているケースが見られます。

以下の点を意識して書くだけで、
相手の印象はぐっと良くなると思います。

 

①ビジネス用メールの表示形式

文字の表示形式を意識されていますか?

基本的にビジネス用として利用する場合、
テキスト形式のメールが好まれます。

HTML形式だと、容量も大きくなってしましますし、
自身で作成した時は、綺麗に見えていても、
相手方がテキスト形式のみで受信されたりしていると、
見るときに、バランスが崩れている場合があります。

また、迷惑フォルダに入ってしまう可能性も高くなりますので、
ビジネス用として通常使用するメールは、
全てテキスト形式のメールで送受信される事をオススメ致します。

 

②改行の重要性

この改行は非常に重要です。

一般的に言われているのは、
全角で30文字前後」の改行が見やすいといわれています。(この行は28文字)

たまにあるのが、自身のメールソフトで作っているときは、
自動改行で
例:
いつもお世話になります。
環境ビジネス総合事務所の筒井です。

今日はありがとうございました。
また、次回、●●日にお伺い致しますので、
その際はお手数をお掛け致しますが、宜しくお願い申し上げます。

となっていても、相手先が見ると、

例:
いつもお世話になります。環境ビジネス総合事務所の筒井です。

今日はありがとうございました。また、次回、●●日にお伺い致しますので、その際はお手数をお掛け致しますが、宜しくお願い申し上げます。

と、横にだらだらとした文章になってしまうケースがあります。

この点は、テキスト形式でメールを作成する事により、
作成した内容、改行状態で先方に届きますので、
ミスを防ぐという点でも、非常に重要です。

 

③文章校正

文章校正にも暗黙のルール、マナーがあります。

普段取引先に送付する場合の文章校正としては、

①相手先名
②自社の会社名、名前を伝える
③要件
④結び
⑤署名欄

の順番で書きます。

 

 1つ簡単な事例を示すと、
例:
●●様
(①相手先名)

いつもお世話になります。
●●株式会社の●●です。
(②自社の会社名、名前を伝える)

今度、自社で開発した新商品●●の資料を、
●●様にもぜひ一度見て頂きたく、ご説明にお伺いさせて頂ければと思います。

つきましては、以下の日程でご都合つく日はございますでしょうか?
・1月1日 10:00~12:00
・1月2日 10:00~12:00
・1月3日 10:00~12:00
(③要件)

ご都合の良い日時をお伺いできれば、訪問させて頂きますので、
お手数をお掛け致しますが、ご検討の程、宜しくお願い申し上げます。
(④結び)
=============================================================
●●株式会社 担当:●●
〒000-0000 ●●
TEL:01-2345-6789
URL:http://●●.com/
E-mail:info@●●.com
=============================================================
⑤署名欄

 

 

この3点を意識するだけで、
ビジネス用のメール文章作成としては、充分だと思います。

もし、その他、ビジネス用メール作成に関して、疑問点やご質問がありましたら、
お気軽にお問い合わせしてください。